On a tendance à minimiser les tâches administratives parce qu’elles sont faciles, ou qu’on sait faire, mais elles entament de façon importante notre capital temps. Découvrons ensemble ces « petites » tâches, pas si petites.
Savez-vous combien de temps prennent les tâches administratives en moyenne dans une entreprise ? Ça se compte en jours : 142 ! Sur un temps de travail de 250 jours. Plus de la moitié du temps de travail dans votre entreprise est dédié aux tâches administratives. Plus de la moitié de votre temps pourrait être libéré en confiant ces tâches à une assistante administrative indépendante.
Que feriez-vous de ce temps-là ? Répondre à plus de clients ? En chercher des nouveaux, produire plus, produire mieux ? Innover. Prospérer.
Quelles sont ces « petites » tâches administratives que tout le monde pense pouvoir faire seul ?
Les tâches ayant trait à la gestion de l’argent (eh oui, c’est le nerf de la guerre !)
Les tâches plus courantes sont bien sûr tout ce qui a trait à la facturation. Comment faire entrer de l’argent dans les caisses si vous ne facturez pas ? La tête dans le guidon vous engendrez devis et production. Mais bientôt, la fin du mois arrive et vous vous rendez compte du déséquilibre de trésorerie.
Pour la bonne hygiène financière de votre entreprise, il vous faut commencer par pointer les recettes et les achats. Vous aurez besoin d’établir devis et/ou contrats, récupérer la signature. Une fois ceux-ci validés, il vous faudra facturer, parfois récupérer un acompte et toujours le solde. N’oubliez pas la déclaration à l’URSSAF, la TVA et les impôts. Et, enfin, garder un œil sur les comptes bancaires.
Les tâches ayant trait à l’organisation
Une fois que tout ce process est en marche, il va falloir faire des rapprochements pour le comptable. Savoir où se trouvent vos documents est fondamental et cela passe par la mise en place d’un drive.
C’est une armoire virtuelle dans lequel vous organiserez vos dossiers numériques, des plus importants dont vous seul aurez l’accès, à ceux que vous souhaitez partager avec vos collaborateurs ou prestataires.
Un agenda partagé avec vos collaborateurs est aussi une option à envisager : tout le monde est à niveau et la mise en place de réunion est facilitée. Il peut même être optimisé en fonction des devis clients et la production.
Les tâches liées au respect des délais
Votre professionnalisme passera souvent par l’image que vous renvoyez. La plupart des relations commerciales repose sur la confiance et la recommandation que vos clients feront de vous. Vous marquerez des points en envoyant vos devis à temps. Accompagnés d’un e-mail correctement écrit et harmonisé avec l’identité graphique de votre entreprise. Vous n’en n’avez pas ? Qu’à cela tienne, un courrier en français correct est déjà un gage de sérieux.
Les tâches liées à la gestion de vos réseaux
Alors gros sujet ! On a tous un profil sur un réseau Facebook, Instagram, X ou Linkedin. Mais tout le monde sait que pour susciter un intérêt qui se transformera par la suite en relation commerciale, il faut les alimenter. Donc, en plus de tout ce que nous avons vu précédemment, nous voilà avec un sujet supplémentaire, inconnu il y a encore quelques années. Mais attention ! Même si ça peut paraître facile, ça ne se traite pas à la légère. Il vous faut une stratégie ou une ligne éditoriale : tout ce que mettez en ligne doit être en phase avec l’image que vous souhaitez véhiculer (voir paragraphe précédent).
Vous l’avez déjà certainement compris, le peu de tâches que je viens d’énumérer ne peut incomber au chef d’entreprise seul. De nombreuses autres viennent s’ajouter à la fin de la journée. Sans compter problèmes et distractions qui décalent la production habituelle. Pour gagner en sérénité et en productivité, comptez sur une assistante administrative qui vous délestera de cette charge.
Concentrez-vous sur l’essentiel, Call The Admin.
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